費(fèi)用報(bào)銷如何管理控制

     公司的費(fèi)用尤其是業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)是很有貓膩的;就我在內(nèi)部審計(jì)工作中遇到的來看,個(gè)人覺得比較有典型有貓膩的還有小車費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)和二級(jí)明細(xì)中的“其它”,都是能隱藏東西的,是違規(guī)套取資金和不正常交易的舞弊與腐敗的箱子,不過需要說明的是一般情況下公司在這個(gè)箱子里涉案金額都不是特別大,涉案主體多是經(jīng)常報(bào)銷的人員(比如銷售部的業(yè)務(wù)經(jīng)理)。
      在今天的很多的企業(yè)中,只要報(bào)銷的發(fā)票足夠和符合內(nèi)控的簽字程序,在財(cái)務(wù)上基本都是暢通無(wú)阻的就入賬了。由于涉及報(bào)銷費(fèi)用的單筆金額一般都不是很大和年度核算的報(bào)銷業(yè)務(wù)筆數(shù)較多,給審計(jì)也帶來了一定的難度,想要完全審查出來也不現(xiàn)實(shí),公司更多的還是自身內(nèi)部加強(qiáng)管理控制來降低公司的機(jī)構(gòu)運(yùn)行成本。
      費(fèi)用審計(jì)中,外部審計(jì)師關(guān)注的一般是費(fèi)用整體公允性(執(zhí)行審閱和分析性復(fù)核的審計(jì)程序)和大額的支出的真實(shí)性(抽查會(huì)計(jì)憑證),不過在我們內(nèi)部審計(jì)師眼里,我們關(guān)注的要比外部審計(jì)師關(guān)注的更深入和全面一點(diǎn)比如支出的合理及必要性,賬務(wù)處理是否存在涉稅風(fēng)險(xiǎn)等。我們完全有可能在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后讓我們產(chǎn)生質(zhì)疑的較多情況下,會(huì)對(duì)某些費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目的100%進(jìn)行審計(jì)。只要是存在舞弊和腐敗,一位合格的審計(jì)師是不會(huì)讓它沉睡于帳套中的,審計(jì)工作底稿一定會(huì)有特別標(biāo)注的存在。下文,我就對(duì)在工作中遇到的費(fèi)用審計(jì)總結(jié)一些費(fèi)用管理和風(fēng)險(xiǎn)防范的看法,一與各位審計(jì)同仁共勉,二也可以給某些人提供反審計(jì)的策略,嘿嘿。這里我們主要探討業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、小車費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)。
      在內(nèi)控健全和治理完善的公司,每一種費(fèi)用的管控會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的舞弊成本增加和舞弊機(jī)會(huì)減少,企業(yè)尤其是民企一定要加強(qiáng)費(fèi)用的管控,不能給某些蛀蟲有輕易侵蝕企業(yè)資產(chǎn)的機(jī)會(huì)。
      A.業(yè)務(wù)招待費(fèi)是需要納入到嚴(yán)格的考核和管理中,支撐業(yè)務(wù)招待費(fèi)真實(shí)發(fā)生的文件有:
      1)業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批單(注明:審批和業(yè)務(wù)日期,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人,招待對(duì)象名單及人數(shù),陪同名單及人數(shù),人均限額標(biāo)注)
      2)合規(guī)的發(fā)票
      3)其它單據(jù)(例如宴請(qǐng)有蓋章的點(diǎn)菜酒水單,些許情況還可以有照片!)
      4)如果是現(xiàn)金交易還必需有收款方的有效收據(jù)
      B.支撐差旅費(fèi)的真實(shí)發(fā)生的文件應(yīng)有:
      1)出差申請(qǐng)的審批單
      2)出差實(shí)際情況的確認(rèn)單(不限于分支公司人資的確認(rèn))
      3)出差的每日實(shí)際行程單
      4)合規(guī)的車船和餐飲住宿發(fā)票
      5)其他單據(jù)
      C.小車費(fèi)嚴(yán)格的管控,其真實(shí)發(fā)生的支撐文件有:
      1)駕駛員逐日填寫隨車的行程表(起止地點(diǎn),住宿地點(diǎn),起止公里數(shù),加油情況,隨車人員,出車目的,路過什么高速等)
      2)駕駛員每天將自己的行程表的隨車情況短信告知公司行政部,由行政部再填寫一份行程表
      3)取得的加油發(fā)票,必須讓加油站打印公司名字或車號(hào)
      D.會(huì)務(wù)費(fèi)一般情況下核算的筆數(shù)較少,但是一般企業(yè)核算的支出都是很混亂的,支撐會(huì)務(wù)費(fèi)真實(shí)發(fā)生的文件有:
      1)會(huì)務(wù)審批單
      2)會(huì)務(wù)進(jìn)程單
      3)出席簽到單
      4)合規(guī)的發(fā)票
      5)費(fèi)用的預(yù)算情況
      6)會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)照片(必須具備)
     我們?cè)趯?shí)際中遇到的費(fèi)用一般情況是什么樣子呢?
     首先說招待費(fèi),一般公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)核算附件也就是有發(fā)票(定額發(fā)票較多),而且發(fā)票都還不一定就合規(guī)有效,筆者曾遇到一家公司年業(yè)務(wù)招待費(fèi)約100萬(wàn),附件幾乎都是填制的報(bào)銷單和定額的餐飲發(fā)票,在這種情況下無(wú)疑對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的舞弊留下了很大的空間;需要補(bǔ)充一個(gè)方面,各位同仁都知道業(yè)務(wù)招待費(fèi)是不能完全在所得稅稅前抵扣的,因此為了公司的涉稅利益,對(duì)核算進(jìn)入業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出是需要嚴(yán)格把關(guān),明確支出產(chǎn)生的實(shí)際情況和費(fèi)用性質(zhì),準(zhǔn)確將費(fèi)用支出歸類到合適的費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目(例如福利費(fèi),差旅費(fèi)等等)。在我的審計(jì)中我遇到過兩個(gè)處理比較極端的,第一個(gè)例子:只要是定額的餐飲發(fā)票都進(jìn)入業(yè)務(wù)招待費(fèi)核算,例如公司在附近的農(nóng)民手上租了兩條狗看管倉(cāng)庫(kù)的大門,每月給農(nóng)民400元的狗的生活費(fèi)(用定額發(fā)票入賬業(yè)務(wù)招待費(fèi),記賬摘要:繳納本月狗的生活費(fèi)),試問有業(yè)務(wù)招待狗的嗎?)。另一個(gè)極端處理例子:只要是報(bào)銷吃飯的都核算到業(yè)務(wù)招待費(fèi),例如某公司銷售部六七十位業(yè)務(wù)員每月都會(huì)組織部門例會(huì)(其實(shí)也就是吃飯聚聚),我認(rèn)為這類費(fèi)用是公司銷售機(jī)構(gòu)運(yùn)行的日常費(fèi)用,具有對(duì)內(nèi)的性質(zhì),而業(yè)務(wù)招待費(fèi)多有對(duì)外的性質(zhì),那么分支機(jī)構(gòu)招待總部到訪人員的支出也是否應(yīng)列入業(yè)務(wù)招待費(fèi)呢?。
     其次說說差旅費(fèi),在內(nèi)控不健全的公司,差旅費(fèi)報(bào)銷往往也是舞弊套取資金的渠道,多表現(xiàn)在:
     1)住宿發(fā)票和出差行程單不一致
     2)報(bào)銷組成的發(fā)票單位和金額不協(xié)調(diào)
     3)不正規(guī)的車船票(如定額的手撕車票,或與行程不對(duì)應(yīng)的車船票)
     4)向服務(wù)商交足稅額多開發(fā)票。需要再補(bǔ)充說明的是某些公司在差旅費(fèi)中的誤餐生活補(bǔ)助很高地話,需要注意金額控制,否則被稅務(wù)稽查視同為職工變相支付薪酬而逃避個(gè)稅的產(chǎn)生涉稅風(fēng)險(xiǎn)。
     說說小車費(fèi)吧,這個(gè)核算的內(nèi)容很廣泛,什么維修費(fèi),汽油費(fèi),路橋費(fèi)等等,原始憑證多而一般都很雜,如果對(duì)小車費(fèi)的控制很薄弱,那對(duì)審計(jì)來說可是相當(dāng)?shù)碾y,因?yàn)樗�一般核算金額不大而原始憑證多雜亂,駕駛員隨便在報(bào)銷里可以塞一張四五百塊錢的油票。最后說會(huì)務(wù)費(fèi),舞弊的很多就是利用會(huì)務(wù)費(fèi)沒有照片和簽到(這可能會(huì)涉及到出席會(huì)議的考勤)的內(nèi)部控制!
      在費(fèi)用的管控程序脫鉤和薄弱的情況下,我們審計(jì)師應(yīng)怎么應(yīng)對(duì),揭示舞弊和防范風(fēng)險(xiǎn)呢?我認(rèn)為可以從以下入手:
      1.評(píng)估費(fèi)用報(bào)銷支出情況(例如審閱明細(xì)賬,編制費(fèi)用明細(xì)表,縱橫的數(shù)據(jù)分析比較,這需要對(duì)數(shù)據(jù)有著高度的敏感和職業(yè)懷疑—只要是人為多次參與的審計(jì)事項(xiàng),我們審計(jì)評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)一般不會(huì)很低)與公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是否相符。
      2.在輔助核算賬中獲取分部門分員工分月份報(bào)銷的情況并進(jìn)行數(shù)據(jù)的多層次結(jié)構(gòu)的分析來確認(rèn)審計(jì)的重點(diǎn)對(duì)象(不僅局限于分析出來的異常)。
      3.定額餐飲發(fā)票連號(hào)統(tǒng)計(jì),如果出現(xiàn)不同業(yè)務(wù)日期或者不同報(bào)銷人員出現(xiàn)的發(fā)票連號(hào),則很有可能存在買票找票報(bào)銷的舞弊嫌疑。
      4.可對(duì)報(bào)銷人的行為風(fēng)格有一定的評(píng)估,例如某人的在生活是一個(gè)很節(jié)約的,而報(bào)銷的費(fèi)用卻趨近于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),則可能存在舞弊的嫌疑,如不排除存在補(bǔ)交稅款讓供應(yīng)商多開發(fā)票。審計(jì)師可以視情況以消費(fèi)者方式向供應(yīng)商取證。
      5.對(duì)于取得的不合規(guī)的發(fā)票(未注明數(shù)量金額和抬頭)和大量連號(hào)的地稅定額發(fā)票,需要引起警覺可能存在舞弊,尤其是入賬核算的機(jī)打發(fā)票(公司應(yīng)要求經(jīng)辦人取得的機(jī)打發(fā)票應(yīng)抬頭公司的全稱,和取得的定額發(fā)票注明開具日期并加蓋發(fā)票專用章)。
      6.其他方面,例如可以將費(fèi)用中的相應(yīng)人員的考勤結(jié)合等等起來,例如某人招待費(fèi)舞弊,有A在陪同,可是經(jīng)查A當(dāng)天在外地出差而不可能參與招待陪同,這顯然不符合常理。
      7.仔細(xì)閱讀公司費(fèi)用報(bào)銷的管理辦法,針對(duì)其費(fèi)用的管理控制是程序否完善和合理,并在費(fèi)用審計(jì)中關(guān)注其管控是否嚴(yán)格執(zhí)行。
      任何公司都可能存在舞弊,而對(duì)舞弊僅僅依靠審計(jì)的力量來揭示顯然是不可能的,審計(jì)師不是萬(wàn)能的。因此防范舞弊和舞弊,保障公司的資產(chǎn)不受侵占,避免產(chǎn)生涉稅風(fēng)險(xiǎn)和管控企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),關(guān)鍵是要在與企業(yè)自身加強(qiáng)內(nèi)部的管理控制和違規(guī)的嚴(yán)格責(zé)罰制度,讓舞弊腐敗的成本盡可能加大和機(jī)會(huì)盡可能減少。

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