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備用金是指企業(yè)撥給各所屬部門或報賬單位收購商品,開支費用和銷貨找零用的款項以及其他業(yè)務(wù)上必需的周轉(zhuǎn)資金。備用金的需要量,也要經(jīng)過銀行核準,包括在庫存現(xiàn)金的限額之內(nèi)。在使用上也要執(zhí)行現(xiàn)金管理的有關(guān)規(guī)定。備用金具有指定的用途,必須單獨核算,單獨管理。
備用金的管理有定額管理和非定額管理兩種辦法。
。ㄒ唬┒~管理
定額管理是指按用款部門的實際需要,核定備用金定額,并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后,憑有關(guān)支出憑證向財 會部門報銷,財會部門如數(shù)付給現(xiàn)金,使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金,實行定額管理的辦法;對用于銷售找零用的備用金,按營業(yè) 柜組核定定額,并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款,不存在支出和報銷的問題。
。ǘ┓嵌~管理
非定額管理是指用款部門根據(jù)實際需要向財會部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財會部門報銷時,作為減少備用金處理,直到用完為止。如需補 充備用金,再另行辦理撥款和領(lǐng)款手續(xù)。對用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金,在集中收購?fù)緯r一般采用非定額管理的辦法,在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法, 實行交貨補款。
總而言之,無論實行哪種管理辦法,都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報銷等手續(xù)制度,并指定專人負責(zé)經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動時,必須辦理交接手續(xù),以明確經(jīng)濟責(zé)任。
備用金的核算,可在“其他應(yīng)收款”賬戶內(nèi)核算,也可單獨設(shè)置“備用金”賬戶。它屬于資產(chǎn)類賬戶,借方登記增加數(shù),貸方登記減少數(shù),余額表示庫存的備用金數(shù)額,并按照領(lǐng)用單位或個人設(shè)明細分類賬戶核算。
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