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會計(jì)電算化(Accounting Computerization)是指將電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的信息系統(tǒng)。 我國自20世紀(jì)80年代初提出會計(jì)電算化至今經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段,一開始由于計(jì)算機(jī)等硬件嚴(yán)重欠缺發(fā)展緩慢,后來隨著電腦的快速普及會計(jì)電算化過渡到自發(fā)發(fā)展階段,20世紀(jì)90年代初,會計(jì)電算化進(jìn)入穩(wěn)定發(fā)展階段,并不斷地完善著法制法規(guī)及管理制度。
我國在會計(jì)電算化發(fā)展過程中愈發(fā)關(guān)注企業(yè)會計(jì)管理信息系統(tǒng)的建設(shè),主要?dú)w納為這么4個(gè)方面,對從業(yè)人員的資質(zhì)要求及管理人員的責(zé)任要求;對企業(yè)會計(jì)操作流程和制度監(jiān)督;對企業(yè)使用的會計(jì)信息軟件規(guī)范審核;對會計(jì)檔案的管理指導(dǎo)。從不斷更新的文件中可以發(fā)現(xiàn)政策正逐步落到細(xì)處,其中會計(jì)電算化備案也起著越發(fā)重要的地位。
會計(jì)電算化備案(下文簡稱AC備案)是由會計(jì)電算化要求引申出來的一個(gè)重要審核步驟。簡單來說,會計(jì)電算化備案是指企業(yè)、行政事業(yè)單位在實(shí)行以計(jì)算機(jī)替代手工記賬前應(yīng)到相關(guān)財(cái)政部門將電子化會計(jì)核算數(shù)據(jù)以及可見性會計(jì)文檔資料進(jìn)行檢測、備案的過程。
2002年在滬財(cái)會41號紅頭文件中首次提出實(shí)行會計(jì)電算化備案制。文件要求上海市各單位必須按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求,實(shí)行會計(jì)電算化,以計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,應(yīng)填寫《上海市單位計(jì)算機(jī)替代手工記賬備案表》,與會計(jì)科目代碼表、會計(jì)電算化有關(guān)管理制度、人機(jī)并行期間套打輸出的會計(jì)可見性文檔抽樣資料(包括不同類別的會計(jì)機(jī)制憑證、現(xiàn)金和銀行日記賬、某科目的明細(xì)賬、總分類賬)及主要的電子報(bào)表一起報(bào)送同級財(cái)政部門備案,其中《上海市單位計(jì)算機(jī)替代手工記賬備案表》還要同時(shí)抄送同級稅務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)單位未按規(guī)定向同級財(cái)政部門備案而擅自甩賬的,財(cái)政部門有權(quán)責(zé)令其限期辦理備案手續(xù)。并發(fā)布DB31/T270—2002標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)范。 該接口標(biāo)準(zhǔn)于2005年由地方級別上升為國家級別《信息技術(shù) 會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》(GB/T19581-2004)。
在2004年,國務(wù)院辦公廳《關(guān)于利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開展審計(jì)工作有關(guān)問題的通知》(國辦發(fā)〔2001〕88號)中要求:“被審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備符合國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口”;“審計(jì)機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)不符合法律、法規(guī)和政府有關(guān)主管部門的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的,可以責(zé)令限期改正或者更換。在規(guī)定期限內(nèi)不予改正或者更換的,應(yīng)當(dāng)通報(bào)批評并建議有關(guān)主管部門予以處理。”到了2009年,為了進(jìn)一步規(guī)范會計(jì)系統(tǒng)建設(shè),滬財(cái)會(2009)22號文件指出單位未按規(guī)定實(shí)行會計(jì)電算化的,財(cái)務(wù)會計(jì)信用等級不得評定為A類單位。這對所有會計(jì)電算化的企業(yè)都提出了通過AC備案的硬性要求。
那么要通過AC備案說難不難,但說簡單也絕非一件易事,首要一點(diǎn)就是對政策的絕對了解和掌握,比如準(zhǔn)備材料內(nèi)容是否有增減,標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口是否更新。其次是準(zhǔn)備材料過程中常見的困難點(diǎn),比如企業(yè)ERP系統(tǒng)是否能直接生成符合接口要求的數(shù)據(jù)等。再次,行業(yè)內(nèi)不乏有優(yōu)秀的企業(yè)專研國家政策并給出專業(yè)解讀咨詢,比如漢特Hitpoint充分了解會計(jì)電算化備案及把握政策動(dòng)態(tài),顧問的咨詢能有效地幫助企業(yè)提高備案通過率。相信未來,我國的會計(jì)電算化系統(tǒng)將做到人、物、數(shù)據(jù)等多方面完善。
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