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如何在ERP環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制

時間: 2012-07-16 整理: www.oxytycy.cn 編輯：香港公司年審來源：互聯(lián)網(wǎng) 點擊: 次

ERP不僅是經(jīng)營管理的一套軟件，更多的是管理思想和理念的結(jié)晶和體現(xiàn)，同時，內(nèi)部控制作為一種先進的組織管理制度在現(xiàn)代企業(yè)管理中有著重要的作用。ERP的引入，可以提高內(nèi)部控制的效率，但也會帶來諸如內(nèi)部控制環(huán)境、重點的變化，就ERP環(huán)境如何完善內(nèi)部控制進行了闡述。

1.制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式實施的，即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度，監(jiān)督會計部門實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事管理制度、操作管理制度、文檔管理制度、機房管理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等。

　　2.程序控制。程序控制是指依靠計算機程序（軟件）對會計核算進行內(nèi)部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護。這種自我保護的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效，主要包括：身份和權限控制：對用戶、設備、文件分別授予不同級別的特權，以防止未經(jīng)授權的人員有意進入系統(tǒng)或無意誤入系統(tǒng)，不允許合法用戶使用權限之外的設備、文件或程序，不允許進行各種越權操作。另外，對ERP軟件更換、修改、升級時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時要定期對計算機程序及軟件進行維護，建立防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。

　　3.建立健全的ERP崗位設置。建立ERP崗位責任制，就是要明確每個工作的職責范圍，便于企業(yè)更便捷地進行內(nèi)部控制。ERP崗位設置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置崗位，各崗位應保持相對獨立，但又相互聯(lián)系，相互制約。

　　4.操作控制。通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權限。一般包括輸入和輸出兩部分控制，首先輸入控制要保證輸入到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經(jīng)過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的，例如在ERP運行中，預防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對錯誤的原始憑證拒絕輸入、及時更正和再輸入；凡上機操作人員必須經(jīng)過授權；禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機，熟悉計算機的無關人員不允許任意進入機房；在輸出控制方面最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過授權的人員。建立輸出記錄；建立輸出文件及報告的簽章制度；建立輸出授權制度；嚴格減少資產(chǎn)的文件輸出，如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過有關人員授權，并經(jīng)過有關人員審核簽章。此外，運用數(shù)據(jù)文件的保護和數(shù)據(jù)加密存儲也可以保護數(shù)據(jù)的安全；對重要的ERP檔案進行雙備份，應存放在不同的地點，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。

　　5.充分發(fā)揮審計職能。由于審計是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎的，外部審計人員為了對被審計單位會計資料的公正性發(fā)表意見，必須首先研究和評價內(nèi)部控制。內(nèi)部審計人員亦如此，他們從評價各部門的內(nèi)部控制制度入手，在生產(chǎn)、采購、銷售、財務會計、人力資源管理等各個領域查找管理漏洞，識別并防范風險，查錯糾弊，對既成損失提出應對策略等，而且有時內(nèi)部審計還直接以完善內(nèi)部控制為目的。因此被審計單位應認真聽取審計人員的寶貴意見，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

　　6.提高人員素質(zhì)。一方面ERP帶來內(nèi)控工作的革新，內(nèi)部控制工作由傳統(tǒng)的以人為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C軟件為主。相對于傳統(tǒng)控制業(yè)務量大、效率低、出錯率高、重復勞動等嚴重缺陷而言，ERP是對傳統(tǒng)內(nèi)控人員的極大解放。另一方面ERP又對企業(yè)員工提出了新的要求，特別是分析并提出管理需求的能力，企業(yè)需要的是跨計算機專業(yè)、財會專業(yè)、管理專業(yè)及企業(yè)相關專業(yè)的復合型人才，這也為員工的個人發(fā)展提供了更大的活動舞臺。

　　新經(jīng)濟條件下，企業(yè)內(nèi)部控制將發(fā)生明顯變化，因此內(nèi)部控制應當結(jié)合企業(yè)實際不斷進行創(chuàng)新。企業(yè)特別是大企業(yè)內(nèi)部控制應當關注并實施企業(yè)資源計劃（ERP），在實施ERP時，應充分考慮到其帶來的各種風險，把控制的水平提高起來積極應對，使ERP的效用發(fā)揮到最大，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。